Ako účtovať pracovné oblečenie? A sú výdavky na ochranné pracovné pomôcky daňovým nákladom?

Otázka ako účtovať pracovné oblečenie a ochranné pracovné pomôcky je v období uzávierok a na konci účtovného obdobia určite zaujímavým námetom.

Možno sa vám bude hodiť do mozaiky celkového plánovania nákladov vašej spoločnosti. Pozrieme sa na to, aké situácie môžu v posudzovaní výdavkov na pracovné odevy nastať a kedy sa dá pracovné oblečenie považovať za daňový náklad. Rovnako tak posúdime, ako je to s ochrannými pracovnými pomôckami a ako ich správne evidovať v účtovníctve.

Pracovné oblečenie ako daňový náklad

Poďme si na úvod zadefinovať, čo sa pod pojmom pracovné oblečenie presne skrýva.

Ak ide o odev alebo obuv, ktoré sú určené na ochranu zdravia a bezpečnosť pri práci, pričom sú vyrobené z materiálov vhodných na tento účel a používané výlučne pracovne, hovoríme rozhodne o pracovnom oblečení. Zákonník práce, ako aj zákon o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci (BOZP) v § 6 ods. 3 písm. a), udeľuje všetkým zamestnávateľom povinnosť poskytnúť zamestnancom pracovné odevy a pracovnú obuv v prípade, že pri vykonávaní pracovnej činnosti dochádza k mimoriadnemu opotrebeniu či znečisteniu oblečenia a topánok. Rovnako aj vtedy, ak to vyžaduje ochrana života a zdravia zamestnancov alebo platné hygienické predpisy. Vtedy sa pracovné oblečenie stáva osobným ochranným prostriedkom.

Keďže ide o zákonnú povinnosť, výdavky zamestnávateľa na bezpečnosť a ochranu zdravia pri práci radíme do skupiny výdavkov vynaložených na pracovné a sociálne podmienky a starostlivosť o zdravie zamestnancov, ktoré sú daňovo uznanými nákladmi, znáša ich zamestnávateľ a nesmú sa presúvať na zamestnancov.

Aby mohol byť výdavok na pracovné oblečenie a obuv zaradený ako daňový náklad do účtovníctva podľa § 19 ods. 2 písm. c) prvého bodu zákona o dani z príjmov, je potrebné zabezpečiť jeho dôslednú operatívnu evidenciu. Zoznam poskytovaného pracovného oblečenia by mal vychádzať z posúdenia nebezpečenstiev pracovných procesov a určovať podmienky ako aj dobu používania jednotlivých kúskov. Hovorí o tom vyhláška MPVVaR SR č. 377/1996 Z. z.

Povinné pracovné odevy a rovnošaty

Pri niektorých povolaniach je podľa právnych predpisov a smerníc daného rezortu povinné nosiť pracovné oblečenie, pracovnú obuv, alebo určitú rovnošatu. Nemusí ísť vyslovene o ochranné pracovné odevy, avšak daná činnosť si vyžaduje špeciálne ošatenie, ktorého nosenie vyplýva zo všeobecne záväzného právneho predpisu.

Ako príklad môžeme uviesť služobné rovnošaty lesníkov, železničiarov, či pracovníkov vodnej dopravy. Výdavky na podobné služobné uniformy teda tiež považujeme za daňové náklady a musia byť starostlivo evidované.

A čo jednotné pracovné oblečenie, ktoré neprikazuje právna norma?

Okrem povolaní, ktorým to nariaďujú predpisy, existujú pracovné zaradenia, kde je zvykom používať jednotné pracovné oblečenie, no nie je to zo zákona povinné. Často sa jedná o potrebu vizuálneho odlíšenia zamestnanca od zákazníka, reklamnú a propagačnú činnosť firiem, tradíciu či hygienické dôvody.

Jednotné pracovné odevy využívajú napríklad predavačky, chyžné, recepční, pracovníci reštauračných služieb, cestovných kancelárií, bánk, poisťovní, kaderníčky a podobne.

Na to, aby sa jednotné pracovné oblečenie mohlo zahrnúť do daňových výdavkov, vrátane jeho udržiavania, je potrebné splniť pár podmienok:

• Zamestnávateľ musí stanoviť povinnosť používania jednotného pracovného oblečenia pre konkrétne pracovné pozície vo vnútropodnikovom predpise.
• Rovnako v internom predpise uvedie, za akých podmienok bude pracovný odev zamestnancom poskytovaný, definuje jeho charakter, podobu a súčasti.
• Dôležité je označenie pracovného odevu identifikačným znakom zamestnávateľa, ktoré musí byť trvalé a viditeľné, aby sa nedalo zameniť s bežným alebo spoločenským oblečením.

Trvalé našitie alebo nažehlenie obchodného mena či ochrannej známky firmy na všetkých častiach uniformy z lícnej strany sa považuje za splnenie tejto podmienky.

Pokiaľ teda firma nakúpi zamestnancom obleky na firemnú výstavu, musia byť viditeľne označené firemným logom na lícnej strane, aby sa dali kvalifikovať ako daňový náklad. Ak je táto podmienka splnená, firma si do nákladov môže dávať aj výdavky na čistenie a udržiavanie podobného pracovného oblečenia v dobrom stave.

Tieto podmienky sa riadia pokynon MF SR č. 4753/1998-62 uverejnenom vo FS č. 4/1998 v znení oznámenia MF SR č. 22058/2000-72 uverejneného vo FS č. 14/2000.

Ako účtovať ochranné pracovné pomôcky?

Ochranné pracovné pomôcky si môžeme predstaviť ako špeciálne navrhnuté pracovné odevy, pracovnú obuv, rukavice, okuliare a ďalšie prostriedky, ktoré sú určené v prvom rade na ochranu zdravia a bezpečnosti zamestnancov pri práci. Ochranné pracovné prostriedky, ktoré zamestnanec pri práci nosí, drží alebo inak používa, chránia pred rôznymi nebezpečenstvami ako sú chemikálie, horúce povrchy, ostré predmety, hluk a podobne.

Na Slovensku sú podmienky pre používanie ochranných pracovných pomôcok (OOPP) stanovené v zákone č.124/2006 Z. z. o ochrane zdravia a bezpečnosti pri práci (BOZP). Zamestnávateľ je povinný poskytnúť príslušné prostriedky zamestnancom bezplatne a musí ich udržiavať vo funkčnom stave. Minimálne požiadavky na OOPP ustanovuje nariadenie vlády SR č. 395/2006 Z. z.

A ako účtovať ochranné pomôcky?

Pokiaľ ich starostlivo evidujete, môžete ich zaúčtovať ako daňový náklad spoločnosti. Výdavky zamestnávateľa vynaložené na OOPP alebo v súvislosti s nimi sú totiž daňovo uznanými výdavkami v súlade s § 19 ods. 2 písm. c) bod 1 zákona o dani z príjmov (ZDP).

Avšak u zamestnanca predmetom dane nie sú. Náklady vynaložené na osobné ochranné pracovné prostriedky pre zamestnancov sa pri ich spotrebe účtujú na ťarchu účtu 527.

Evidencia ochranných pracovných prostriedkov

Podľa BOZP musí zamestnávateľ evidovať pridelené ochranné pracovné pomôcky v písomnej alebo elektronickej podobe. Potrebné sú informácie ako druh a počet kusov, dátum pridelenia a vrátenia, ako aj stav ochranného prostriedku.

Pozrite si kvalitné pracovné odevy a ochranné pomôcky v našom e-shope Rempo.sk. Radi vám poradíme pri ich výbere!